Index

Basisschool De Elout

Hoofdstuk 8. Privacy en leerlingdossiers

8.1 Leerlingdossier

Op onze school gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het SCOH-privacyreglement ouders en leerlingen, dat terug te vinden is op http://www.scoh.nl/over-scoh/privacy. Hierin staat beschreven hoe we op school omgaan met leerlinggegevens en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de (G)MR vastgesteld.

De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren pedagogisch medewerkers, leraren en ondersteunend personeel van SCOH gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD). Het leerlingdossier is een dossier dat de school bijhoudt over uw kind. Daarin worden onder meer de toets- en rapportgegevens vermeld. Ook de uitslagen van speciale onderzoeken, een verslag van vergaderingen over uw kind of van gesprekken met u worden in het dossier opgenomen.

Als de school speciale afspraken met u maakt of plannen heeft voor extra hulp, dan staat dit ook in het dossier. Ook zit er soms informatie in over de sociale en emotionele ontwikkeling van uw kind, de werkhouding of de taakaanpak. Deze informatie wordt dan vaak door de leraren op papier gezet en in het dossier gestopt.

In het leerlingdossier staat dus belangrijke en vertrouwelijke informatie over uw kind en mogelijk u. Daarom bewaren we leerlingdossiers altijd veilig.

8.2 Toegang tot dossier

Als ouder mag u het dossier van uw kind altijd inzien. U kunt hiervoor een afspraak maken met de directeur van de school. U hebt het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren of eventueel te laten verwijderen. Het schoolbestuur beslist hierover. U mag ook een kopie opvragen van het dossier.

Als de school het dossier van uw kind aan anderen wil laten zien, mag dit alleen als u hiervoor vooraf toestemming geeft. In enkele gevallen is de school verplicht om gegevens uit het dossier aan anderen te geven, bijvoorbeeld als uw kind naar een andere school gaat. Hiervoor bestaat een wettelijke plicht. Ook de Inspectie van het Onderwijs mag het leerlingdossier opvragen zonder uw toestemming.

Scholen voor basisonderwijs zijn verplicht een leerlingdossier bij te houden. De school moet het dossier bewaren tot uw kind minstens twee jaar van school is. Sommige gegevens (bijvoorbeeld over verzuimgedrag) moet de school vijf jaar bewaren.

SCOH hanteert ook een protocol Datalekken. In dat protocol is geregeld hoe de organisatie omgaat met datalekken binnen de organisatie. U kunt dit protocol vinden op www.scoh.nl.

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in social media, vragen wij bij inschrijving vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de schooldirecteur.

SCOH heeft ook een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Deze functionaris vertegenwoordigt de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de organisatie en is het aanspreekpunt voor medewerkers en vraagbaak voor ouders en leerlingen van onze scholen en peuterscholen. Het reglement Functionaris Gegevensbescherming kunt u lezen op www.scoh.nl. De Functionaris Gegevensbescherming is dhr. K.G. Aalbers en is te bereiken onder fg@scoh.nl.